No dia 19 de março de 2023, o United States Customs and Border Protection (CBP) divulgou informações relativas ao armazenamento de informações por despachantes aduaneiros (custom brokers), a 19 CFR §111.32. Esse comunicado tem o objetivo de esclarecer sobre quais são os procedimentos necessários para armazenamento de dados por parte dos despachantes aduaneiros para garantir o cumprimento dos regulamentos.
Despachantes aduaneiros são indivíduos ou empresas que atuam como intermediários entre importadores e o CBP. Eles facilitam o processo de importação, à medida que asseguram que toda a documentação necessária é submetida ao CBP e que tarifas e taxas sejam pagas. Como parte de suas responsabilidades, os despachantes aduaneiros precisam manter algumas informações para garantir o cumprimento de regras federais.
Sob a 19 C.F.R §111.32, os despachantes aduaneiros precisam manter essas informações por pelo menos cinco anos. Esses registros precisam incluir todos os documentos relativos ao processo de importação, incluindo faturas comerciais, registros de desembarque e declarações aduaneiras. Além disso, os despachantes aduaneiros precisam manter registros de qualquer tipo de comunicação entre os clientes e o CBP, incluindo emails e outras comunicações eletrônicas.
Essas informações divulgadas pelo CBP especificam as exigências para o armazenamento desses dados. O documento enfatiza a importância de se guardar informações corretas e completas, notando-se que o não armazenamento desses registros pode resultar em multas e penalidades.
Esse documento também ressalta a importância de manter medidas adequadas de segurança para salvar esses registros. Os despachantes aduaneiros precisam se certificar que esses registros estão seguros e protegidos do acesso de pessoas não autorizadas, de roubo de dados ou danos. Isso inclui a implementação de procedimentos de backup e a segurança no armazenamento dessas informações.
Proteção de identidade
Por exigência da lei, o CBP precisa proteger a confidencialidade das informações relativas a transações comerciais obtidas ao longo do processo, incluindo informações sobre os despachantes aduaneiros. Isso significa que o CBP não vai divulgar a identidade do despachante aduaneiro ou de nenhuma outra parte envolvida na transação sem o consentimento do despachante ou por meio de ordem judicial.
Além disso, o CBP estabeleceu procedimentos para proteger informações confidenciais, incluindo registros mantidos por despachantes aduaneiros. Esses procedimentos incluem limitar o acesso a informações pessoais somente a funcionários que precisam dessas informações e que foram submetidos à verificação de antecedentes e que foram autorizados.
O CBP, portanto, tem autoridade para requerer informações armazenadas por despachantes aduaneiros e podem revisar esses dados como parte do processo de suas funções regulatórias e de fiscalização. Portanto, os despachantes aduaneiros podem ficar despreocupados, pois o CBP vai manter suas identidades protegidas.
Confidencialidade é de extrema importância O CBP é obrigado, pela lei, a proteger a confidencialidade de qualquer informação relativas a transações, incluidas aquelas obtidas por meio dos despachantes aduaneiros. Isso significa que o CBP vai divulgar a identidade do despachante aduaneiro para uma terceira pessoa mediante o seu consentimento ou mediante ordem judicial.
Armazenamento de registros e conformidade
De forma geral, esse documento é um guia para despachantes aduaneiros com procedimentos de armazenamento de dados em conformidade com as regulações federais. Ao enfatizar a importância de manter dados corretos e completos e medidas de segurança dessas informações, o CBP garante a integridade do processo e protege os interesses de todas as partes envolvidas.
É importante ressaltar que o CBP pode requerer essas informações dos despachantes aduaneiros e podem revisar esses registros como parte de suas funções fiscalizatórias. Portanto, os despachantes aduaneiros podem ficar despreocupados, pois o CBP vai manter suas identidades protegidas.
Os relatórios não se limitam a infrações alfandegárias. Fraudes e atos criminosos contra o governo americano envolvendo um despachante também estão incluídos. Um despachante não pode fornecer informações erradas ou falsas.
Conclusão
O CBP, portanto, tem autoridade para solicitar registros de despachantes aduaneiros e revisar essas informações como parte de seu trabalho e os dados dos despachantes estão protegidos.
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